Аудит кадрового делопроизводства: ошибки, которые дорого стоят

Сегодня в пространстве сети Интернет все чаще можно встретить предложения адвокатских контор: как помочь работодателю выиграть судебный процесс против подавшего на него иск бывшего/действующего сотрудника. При этом основная идея, на которую делается упор – использовать неточности, ошибки и нарушения в кадровых документах, сопровождающих весь процесс отношений нанимателя и работника.

По данным Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь из 4 737 поступивших за 2022 г. в центральный аппарат обращений граждан 15.3 % связаны непосредственно с урегулированием трудовых отношений. Из них основную массу составили вопросы заключения, продления и прекращения трудовых договоров (контрактов), а также просьбы разъяснить отдельные случаи применения трудового законодательства.

В свою очередь из 1 458 обратившихся в министерство юридических лиц (26,5 % из них – коммерческие организации) существенный интерес наряду с нормированием и оплатой труда также вызвал вопрос регулирования (оформления) трудовых отношений с работниками – 32 % обращений.

В обоих случаях интерес вполне понятен: на сегодняшний день белорусское законодательство, хотя и кодифицировано, представляет собой, выражаясь компьютерным языком, полноценный гипертекст. Поясним. Несмотря на то, что Трудовой кодекс Республики Беларусь достаточно полно охватывает все возможные этапы и ситуации во взаимоотношениях работника и работодателя, сам по себе он представляет объемное издание, наполненное отсылками к различным постановлениям, инструкциям и прочим документам.

А поскольку с каждым днем экономические отношения, да и сама жизнь все больше усложняются, ведение кадрового учета и локальных нормативных актов превращается в настоящий вопрос, качественно ответить на который редко под силу человеку без юридического образования.

Какими бы привлекательными ни казались обещания адвокатских фирм, готовых отвести удар от владельца компании, дело зачастую решается не в пользу работодателя. В особенности теперь – когда в процесс защиты прав работников все активнее вовлекаются независимые профсоюзы.

Широкую известность получила история четырехлетней давности, когда с помощью юридической службы профсоюза РЭП специалист по продажам одной витебской компании получил по решению суда 11 миллионов белорусских рублей. Из них чуть более 10 миллионов составил расчет при увольнении, хотя по факту за месяц работы в фирме официально он так и не был трудоустроен – сотрудник вышел на работу по результатам устной договоренности с руководителем, однако не был своевременно оформлен кадровой службой. Несмотря на отсутствие пакета кадровых документов, специалист при поддержке юристов смог доказать факт своей работы в компании и получил желанную компенсацию.

Данная история не является чем-то новым в практике трудовых взаимоотношений в республике. Только за 2007 г. в результате проверок, проведенных государственными инспекторами, восстановлен 31 работник, уволенный с нарушениями трудового законодательства. В пользу работников нанимателями выплачено почти 1,5 млрд. рублей.

В ходе проверок в 2015 г. по обращениям граждан Лельчицкого района за ненадлежащее исполнение трудового законодательства (в том числе, нарушения при оформлении трудовых контрактов и переводе) в пользу работников нанимателями выплачено 99,3 млн. рублей.

Не меньшей проблемой для работодателя могут стать последствия проверок, в том числе аудит кадрового делопроизводства, которые регулярно проводятся подразделениями Министерства труда и социальной защиты, а также Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Если результаты Минюста не являются затратными для бизнеса, то проверки Минтруда могут стоить компании приличную сумму.

И хотя упор в ходе них чаще делается на мероприятия по охране труда и обеспечению его безопасных условий, среди оснований для взысканий также выступают:

• Несвоевременное проведение и ненадлежащие оформление аттестаций.
• Отсутствие плановых медицинских осмотров и подтверждающих их справок.
• Нарушения в ведении документации по охране труда и другая кадровая работа.

В частности, в ходе обследования в январе – марте 2016 г. 12 организаций автосервиса, выявлено 215 нарушений, среди которых отсутствие утвержденного перечня должностей лиц, проходящих проверку знаний по вопросам охраны труда, своевременных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и заключений о годности к работе по профессиям, журналов регистрации инструктажей по охране труда и т.п.

Нарушения законодательства выявлены в оформлении правил внутреннего трудового распорядка, книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и даже самих трудовых договоров и штатных расписаний.

Кроме того, имелись нарушения в самой процедуре организации кадровой работы в фирмах и оформлении ее типовой документации: от утверждения в установленном порядке лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, до перечисления в договорах подряда всех необходимых условий и требований, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Печальным итогом аудита кадровых документов стало взыскание штрафов на общую сумму 20 млн. рублей, из которых 15,38 млн. рублей непосредственно с руководителей и уполномоченных представителей нанимателя.

По данным Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, наиболее распространенные нарушения в ведении документации в компаниях встречаются в:

• оформлении, продлении и прекращении трудовых отношений с работниками, в том числе, самой процедуре их ознакомления с правами, обязанностями, особенностями организации и оплаты труда;
• внесении в трудовых договоры и контракты всех обязательных условий и дополнительных мер по стимулированию сотрудников;
• оформлении соответствующей документации при изменении наименований должности, режима работы, совмещении профессий; предоставлении отпуска;
  порядке проведения и документальном оформлении процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности;
• оформлении трудовых книжек и личных дел сотрудников и т.д.

При этом наиболее частые и грубые нарушения, которые, как уже отмечалось, ведут к судебным разбирательствам и материальной ответственности для работодателя, обнаружены в процедуре расторжения трудовых отношений с работниками.

Во всех отчетных публикациях в СМИ контролирующие органы, наряду с суммами наложенных штрафов и длинным перечнем статей и названий нормативных правовых актов, которые были нарушены, практически под копирку указывают следующую причину выявленных проблем.

А именно: недостаточный уровень квалификации работников кадровых служб и низкая правовая культура руководства фирмы, которое, в свою очередь, не позаботилось о должной подготовке сотрудников и аудиту персонала.

Данная проблема имеет давние корни и, судя по всему, нескоро будет решена. Так, еще в 2007 г. в ходе исследования НИИ труда Минтруда и социальной защиты деятельности кадровых служб 69 организаций, 95 % опрошенных указали, что испытывают трудности в кадровом администрировании.

Наибольшую сложность представляют применение на практике трудового законодательства, расчет и предоставление отпусков, ведение трудовых книжек и других кадровых документов, заключение, продление и прекращение контрактов с работниками.

В свою очередь, 35 % опрошенных кадровиков в качестве эффективного способа совершенствования их работы назвали кадровый аудит. Кроме того, многие указали, что в ходе кадрового консалтинга они получают практическую помощь и квалифицированные консультации по работе с кадрами.

Итак, в современных условиях у руководителя остается два пути: собрать нервы в кулак и надеяться, что ревизор все же приедет не к нему, или пойти навстречу желаниям собственных кадровиков и, не дожидаясь проверок, организовать в компании аудит кадровых документов. Как показывает практика, второй вариант намного экономичней и надежней.

Сразу необходимо оговориться, что Интернет внес немало путаницы в это понятие. Так, кадровым аудитом назван и контроль организации всей системы работы с персоналом, и непосредственно саму проверку документации, сопровождающей кадровую работу в компании – от личных дел и трудовых договоров (контрактов) до локальных нормативных правовых актов, затрагивающих кадровые вопросы (штатные расписания, коллективные договоры, приказы по личному составу и т.д.).

Тем не менее с подачи российских коллег, имеющих существенный опыт в данном вопросе, эти понятия можно разделить следующим образом. Для обозначения комплексной оценки эффективности системы управления персоналом вполне подойдет понятие аудит системы управления персоналом (HR-аудит).

В свою очередь, в качестве его этапа или как самостоятельную процедуру можно выделить кадровый аудит – проверку на соответствие требованиям законодательства существующей в компании системы трудовых отношений.

Последняя напрямую отражается в кадровой документации: правилах внутреннего трудового распорядка, кадровых приказах, коллективном и трудовых договорах, положениях о подборе, оценке и аттестации персонала, об оплате труда и др.

Цель кадрового консалтинга – через анализ имеющейся в компании документации выявить проблемы в системе кадрового документооборота и предложить пути их решения.

После того как вы, руководитель компании, приняли решение основательно подготовиться к проведению любой кадровой проверки, на повестку дня встает вопрос исполнителя.

С подачи online экспертов, убежденных, что по инструкциям на двух страницах формата А4 можно провести качественный внутренний аудит, вы можете возложить его на того же бывшего секретаря или экономиста, который сейчас ведет кадровую документацию вашей фирмы.

Проблема в том, что в связи со сложностью системы белорусского трудового законодательства, для этой процедуры мало быть скрупулезным и сообразительным сотрудником, знающим производственный процесс в компании. Необходимы глубокие знания в области гражданского и трудового права, значительный опыт в их применении и, разумеется, постоянное совершенствование собственной подготовки. Зачастую по объективным причинам это недоступно штатным сотрудникам фирмы.

Выходом здесь, как справедливо отмечают сами работники кадровых служб, может стать экспертное мнение внешних аудиторов, способных не только провести комплексную проверку системы документооборота и наличия всех необходимых документов для аудита кадрового делопроизводства, но и соответствия их оформления новейшим требованиям законодательства.

Кроме того, кадровый консалтинг даст бесценные практические рекомендации по организации системы делопроизводства, ведению текущих кадровых дел, корректному составлению локальных нормативных правовых актов и оформлению кадровой документации в компании в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

От создания номенклатуры дел до порядка сдачи их в архивные учреждения либо организации собственной системы хранения. В свою очередь, вам будет представлен полный отчет об имеющихся пробелах в ведении кадрового учета и подробные практические рекомендации по их устранению.

Мы знаем, как дорого стоят ошибки в документации, какие могут быть трудности в ведении кадровых документов и сколько бывает ситуаций, создающих двоякое толкование и споры. Экономия бюджета и времени, отсутствие ошибок в кадровом администрировании – зона ответственности компании, оказывающией услуги кадрового консалтинга. Узнайте подробнее о кадровом консалтинге в России для вашего бизнеса.